Планирование графика отпусков: запланированные отпуска.
Современные организационные теории говорят о необходимости уменьшить зависимость от человека и обеспечить продолжение работы даже в отсутствие ключевых ресурсов. В этом контексте для менеджеров важно актуализировать эффективное планирование графиков отпусков, поскольку они имеют дело с запланированными и незапланированными отпусками и тайм-аутами, которые берут члены их команды. Это означает, что когда сотрудники уходят в отпуск, менеджеры должны обеспечить, чтобы работа не пострадала, а их команды не задержали выполнение поставленных задач. Другими словами, менеджеры должны планировать график отпуска своих сотрудников эффективно и в соответствии с политикой организации. Например, многие транснациональные корпорации, такие как Fidelity, просят своих сотрудников объявлять о запланированном отпуске заблаговременно, и время квартала обычно является тем случаем, когда сотрудники должны объявить о своем запланированном отпуске. Это означает, что в начале каждого квартала члены команды должны ввести данные о своих запланированных отпусках в систему управления людьми или программное обеспечение, чтобы менеджеры могли составить бюджет на отпуска с учетом сроков поставки и графика проекта. Действительно, такая практика, когда сотрудники заблаговременно заявляют о своих запланированных отпусках, приводит к минимизации конфликтов между отпусками членов команды и обеспечивает бесперебойное функционирование команд.
Планирование графика отпусков: незапланированные отпуска.
В предыдущем разделе речь шла о запланированных отпусках. Однако менеджеры должны быть готовы и к незапланированным отпускам, которые возникают в результате чрезвычайных ситуаций личного характера, а также внезапных и неожиданных событий, таких как болезнь сотрудника или несчастный случай. Ключевым аспектом здесь является то, что запланированными графиками отпусков легче управлять, чем незапланированными, поскольку внезапное отсутствие сотрудника приводит к нарушению рабочего графика и влияет на выполнение ключевых задач. Именно здесь проверяются навыки менеджера по управлению людьми, управлению проектами и управлению рисками. Это происходит потому, что менеджер должен убедить других членов команды закончить задачи, которые выполнял отсутствующий сотрудник, предусмотреть срывы в плане управления проектом и актуализировать план управления рисками, в котором подробно описаны действия, которые необходимо предпринять в подобном случае. Действительно, незапланированные отлучки потенциально опасны для перспектив организаций, и особенно в тех случаях, когда отсутствующий сотрудник выполнял критически важную или ответственную задачу. Поэтому зависимость от человека должна быть минимальной, и это требование всех моделей оценки возможностей, которые удостоверяют степень готовности процессов и организаций.
Планирование графика отпусков: способы управления отсутствием сотрудников.
Говоря об этом, необходимо отметить, что как запланированные, так и незапланированныеграфики отпусков создают проблемы для менеджеров, поскольку бюджетирование решения возникающих проблем во время запланированных и решение чрезвычайных ситуаций в случае незапланированных отпусков требуют глубоких навыков управления проектами. Поэтому будет лучше, если менеджеры утвердят запланированные отпуска заранее и убедят сотрудников, которые хотят уйти в отпуск в то же время, что и другой сотрудник, изменить планы на отпуск, чтобы минимально повлиять на выполнение проекта. Лучший способ справиться с незапланированными отпусками - определить резервных сотрудников для каждого работника, а после того, как основной сотрудник уйдет в отпуск, необходимо обеспечить плавный переход к резервному сотруднику (сотрудникам). Этот процесс применяется в таких организациях, как IBM, где у каждого сотрудника есть резервный сотрудник, который берет на себя выполнение работы в случае перебоев.
Планирование графика отпусков: заключительные размышления.
Кроме того, в таких случаях возникает потребность в независимости человека, и это причина, по которой организации не должны складывать все яйца в одну корзину и постоянно продвигать ключевые ресурсы. Другими словами, играть в любимчиков, чрезмерно полагаясь на какого-то сотрудника и превращая его в звезду с нимбом, можно до тех пор, пока этот сотрудник (сотрудники) присутствует и выполняет свою работу. Когда этот ключевой ресурс отсутствует, команда не должна страдать, поэтому лучше, если другие члены команды также будут развиваться.