Хотя аудит человеческих ресурсов не является обязательным, как финансовый аудит, тем не менее, в наши дни организации предпочитают регулярно проводить HR-аудит, чтобы изучить существующую систему управления персоналом в соответствии с политикой, стратегией и целями организации, а также требованиями законодательства. HR-аудитор может быть внутренним или внешним по отношению к организации. Как правило, HR-консалтинговые фирмы предоставляют услуги внешних HR-аудиторов.
Для успешного проведения аудита человеческого ресурса необходимо, чтобы высшее руководство четко определило условия и объем аудита перед внешней фирмой. Это включает в себя определение точной цели аудита, а именно: изучение соответствия требованиям законодательства и политики организации, выявление проблемных областей, чтобы избежать кризисной ситуации с помощью соответствующего планирования, анализ способов лучшего удовлетворения потребностей соответствующих сторон - сотрудников, партнеров или общества, измерение рабочих процессов, поиск возможностей, связанных с HR, имеющихся в организации, решение ситуации слияния и поглощения и т.д.
Основные компоненты системы управления персоналом, которые обычно подвергаются аудиту, включают: документацию, должностные инструкции, кадровую политику, правовую политику, найм и отбор, обучение и развитие, компенсацию и систему льгот для сотрудников, управление карьерой, отношения с сотрудниками, процесс измерения и оценки эффективности, увольнение, ключевые показатели эффективности и информационные системы управления персоналом (HRIS).
Весь процесс кадрового аудита в целом делится на следующие этапы: предварительный аудит, проверка на месте, проверка документации и аудиторский отчет.
Первые три этапа включают в себя обширный сбор как количественной, так и качественной информации. Метод сбора информации зависит от размера целевой аудитории, наличия времени и типа данных, которые необходимо собрать.
Информационная фаза предварительного аудита включает в себя обзор политики организации, руководств по управлению персоналом, справочников для сотрудников, отчетов и т.д., которые формируют основу работы в организации.
Следующий этап проверки на месте включает анкетирование, интервью, наблюдение, неформальные обсуждения, опросы или комбинацию таких методов для получения необходимых данных от членов организации.
Этап проверки документации требует детального сканирования текущей кадровой документации, личных дел сотрудников, статистики прогулов и текучести кадров, уведомлений, заявлений о компенсации, оценки эффективности и т.д.
На основе собранных данных заполняется контрольный список HR, который является широко используемым методом проведения аудита человеческих ресурсов. При использовании метода контрольного списка последовательно составляется список всех проверяемых элементов системы, т.е. политик, процедур или практик. Против каждого конкретного пункта указывается фактическая практика, которой придерживается организация. Определенная практика и фактическая практика затем сравниваются для определения соответствия между ними, а также для анализа отклонений от соответствия. На основе этого анализа составляется окончательный отчет об аудите, содержащий соответствующие выводы и рекомендации, подчеркивающие сильные и слабые стороны функции управления персоналом, а также необходимые улучшения.
Таким образом, аудит человеческих ресурсов способствует наилучшему использованию внутренних ресурсов и максимизации эффективности человеческого капитала в организации. В то же время, он полезен для оптимизации процессов и практики управления персоналом в соответствии с лучшими практиками и стандартами отрасли.