Научитесь считывать ключевую информацию о кандидате или сотруднике за минуту общения. Бесплатный трехдневный вебинар 2, 3, 4 августа
HR-блог Проф-Диалог

Перестаньте болтать на совещаниях - и начните доносить свою мысль до собеседника

HR-заметки
Случалось ли с вами такое, что вы подводите итоги стратегического совещания и не можете вспомнить, кто, кроме вас, делился идеями или вносил свой вклад? Многим людям приходится учиться говорить громче и больше.  Но бывает и обратная проблема - вы не можете перестать говорить. Это может привести к раздражению всех вокруг - члены вашей команды не будут иметь возможности  поделиться своими идеями, а ваш руководитель будет недоволен тем, что не сможет услышать другие точки зрения. Ваши идеи не будут восприниматься, потому что заинтересованные стороны потеряют терпение из-за вашей привычки доминировать в разговоре - и перестанут вас слушать. 
 
Если вы подозреваете, что можете монополизировать разговор на совещаниях, используйте нижеприведенную тактику, чтобы научиться эффективнее доносить свои мысли.
Тактика грамотного донесения информации до собеседника

 
Измерьте, сколько времени вы говорите.
Найдите время после совещаний для временной оценки вашего  выступления. Если вам кажется, что вы слишком много рассказываете, вспомните совещание и подумайте, кто еще внес свой вклад. Честно спросите себя: "Говорил ли я больше других?". Оцените, сколько времени на совещании вы говорили.
 
Например: "Я выступал примерно треть времени и моя речь была вдвое длиннее, чем у всех остальных ". Обратите внимание, что не существует конкретной точки отсчета того, сколько вы должны или не должны говорить. Вам придется использовать свою интуицию. Если вы заметили, что у вас есть привычка говорить больше других, значит, пришло время для перезагрузки. Научитесь слушать других и постарайтесь понять. что умение слушать часто бывает важнее, чем умение говорить.
 
Установите для себя правило, когда именно следует делиться информацией.
Например: "Я не буду говорить до тех пор, пока не выскажутся хотя бы два других участника встречи" или "Я ограничу свое выступление одним пунктом". Или: "Я буду засекать время и дам себе только три минуты на выступление".
 
Конечно, этот совет не универсален: если ставки высоки и результат зависит от вашего голоса, возможно, вам придется говорить дольше. Но на обычных совещаниях постарайтесь научиться отступать и давать слово другим. Старайтесь  придерживаться отведенного вам времени для выступления. Соблюдение временных рамок поможет научиться предоставлять возможность высказаться другим. 
Способы установления контакта с собеседником и донесения информации

Рассмотрите возможность использования других способов поделиться своими идеями.
Если вы обладаете творческими способностями, то вы, как правило, способны сгенерировать множество идей во время совещания или мозгового щтурма. Однако, если вы не умеете связно и логично доносить свои идеи, вас могут не услышать или воспринять вас плохо подготовленным. Постарайтесь рассмотреть другие способы донесения своих идей до аудитории.  Например,  запишите появившиеся у вас идеи, чтобы потом четко сформулировать их и озвучить их на следующей встрече. Кроме того, вы можете поделиться ими в электронном письме или чате.
 
Используйте любые имеющиеся в вашем распоряжении формы коммуникации, чтобы помочь организовать свои мысли. Тогда вы сможете делиться своими идеями и концепциями, после того как они будут четко сформулированными и логически обоснованными.
Пример: у одной из наших клиенток, было много интресных идей; однако они терялись, когда она  пыталась выразить их в устной форме. Она раздражала руководство тем, что слишком много говорила на совещаниях, не умея при этом лаконично выражать свои идеи. Мы посоветовали ей на совещаниях озвучивать только одну идею, которую она должна была заранее структурировать и оформить. По другим возникающим во время совещания идеям мы посоветовали переносить их обсуждение на следующие встречи после того, как она сможет четко структурировать их или отправить свои идеи по электронной почте.   Эта стратегия помогла ей вернуть контроль над тем, как она говорит на совещаниях и доверие руководства.
 
Формулируйте свои мысли грамотно и лаконично

Постарайтесь как можно лаконичнее формулировать свои мысли.
Когда вы говорите, постарайтесь следить за тем, чтобы все ваши слова были действительно необходимы и действенны. Вы можете даже представить свои предложения в виде твита: как бы я донес эту мысль, если бы писал в Твиттере и столкнулся с ограничением по количеству символов? Как я могу сократить свое сообщение до самой сути?
 
Вы  можете также попробовать заранее записать мысли, которые планируете обсудить на встрече. Это поможет вам увидеть, в каком ритме вы излагаете идеи. Как только вы выработаете способность сокращать изложение мыслей до необходимого минимума, вам не нужно будет тратить много времени на подготовку.
 
Думайте о себе как о редакторе, отсеивающем слова и идеи, которые не передают суть того, чем вы хотите поделиться.  Многих удивляет, когда они обнаруживают, что каждое из их предложений можно сократить как мимнимум  на пять слов. Казалось бы, это не так много, однако именно эти лишние слова приводят к путанице в восприятии информации. Уменьшая количество слов, вы можете значительно эффективней доносить свою мысль.  

Делайте паузы.
Даете ли вы своим коллегам достаточно времени, чтобы переварить сказанное и задать вопросы? Если нет, дайте себе сигнал сделать паузу.
 
Есть простая, но очень эффективная техника: ущипнуть себя, когда нужно замедлить свою речь или перестать говорить. Это нужно для того, чтобы перевести дух, задать группе вопросы или сделать необходимую паузу, которая позволит группе осознать сказанное вами и усилит воздействие вашей мысли. Замедляйте темп и делайте сознательные паузы. Тогда  у вашего сообщения будет больше шансов дойти до слушателей.
Техники преподнесения своей позиции и убеждения собеседника

 
Попросите о помощи.
В момент, когда вы слишком много рассказываете, бывает трудно понять, не переборщили ли вы. Свежий взгляд может помочь разобраться. Попросите коллегу или советника, которому вы доверяете, рассказать о том, как вы справляетесь со своей задачей - меньше говорить и больше слушать.
 
Запросите объективную обратную связь: "Поделился ли я своими идеями за три минуты или меньше?". Полученный ответ может дать дополнительные сведения, которые вы сможете использовать в будущих выступлениях.
Хотя важно делиться своей точкой зрения, не менее важно понимать, когда и как это делать. Поэкспериментируйте  этими техниками, чтобы убедиться, что ваши идеи и предложения будет услышаны.